Comment nous traitons les données personnelles

Dialogbot (n° CVR 25632710), Abildgade 18, 8200 Aarhus, Danmark. Écrivez à info@dialogbot.dk pour toute question concernant vos données.

Nous traitons le nom, l’e-mail et le mot de passe (stocké de manière chiffrée) des utilisateurs, les informations de l’entreprise (nom, CVR, adresse, téléphone, horaires d’ouverture, prestations et tarifs) ainsi que les connaissances que vous fournissez à l’assistant. Nous journalisons les actions importantes, par exemple les validations et les changements de rôles, pour des raisons de sécurité.

La finalité est de fournir le service et de le facturer. La base juridique est le contrat conclu avec vous (article 6, paragraphe 1, point b, du règlement général sur la protection des données) et notre intérêt légitime en matière de sécurité et d’exploitation (point f).

Les cartes de paiement sont gérées par Stripe. Nous ne voyons que le type de carte, les quatre derniers chiffres et la date d’expiration. Les factures sont conservées 5 ans conformément à la loi danoise sur la comptabilité.

Lorsque l’assistant échange avec vos clients au téléphone ou sur votre site web, nous traitons le numéro de téléphone, le nom, le contenu du message, la transcription de la conversation, les réservations et les demandes qui en découlent. Nous le faisons en tant que sous-traitant pour le compte de l’entreprise que le client a contactée – cette entreprise est responsable du traitement. Voir les conditions.

Les appels peuvent être transcrits en texte. L’assistant indique au début de la conversation qu’il est une IA.

Si vous êtes ambassadeur, nous traitons votre nom, e-mail, téléphone, date de naissance, votre message d’accueil, les clients que vous avez recommandés (uniquement le nom de l’entreprise et le statut), votre prime et vos versements.

Sans numéro CVR, nous traitons également votre numéro CPR et votre numéro de compte bancaire. Le numéro CPR sert uniquement à déclarer votre prime comme revenu B à l’administration fiscale danoise (Skattestyrelsen), ce à quoi nous sommes tenus ; le numéro de compte sert uniquement au versement. Tous deux sont stockés de manière chiffrée, ne sont visibles que par les administrateurs de Dialogbot, et chaque consultation est journalisée. Si vous avez moins de 18 ans, nous traitons aussi le nom, l’e-mail et l’accord de votre parent.

La base juridique est le contrat conclu avec vous (art. 6, par. 1, point b) et notre obligation légale de déclaration (point c et article 11 de la loi danoise sur la protection des données concernant le CPR). Les données sont conservées tant que vous êtes ambassadeur, puis pendant 5 ans pour des raisons comptables et fiscales.

Liste d’attente : e-mail, secteur choisi et centres d’intérêt ainsi que la date du consentement – uniquement pour vous prévenir de notre ouverture. Conservés 24 mois maximum.

« Rappelez-moi maintenant » : numéro de téléphone, nom, entreprise, date et texte de votre consentement ainsi que la transcription de la conversation, afin de pouvoir vous rappeler et assurer le suivi. Si vous refusez pendant l’appel, le numéro est ajouté à notre liste d’opposition. La base juridique est votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment.

Nous déposons les cookies nécessaires sans vous le demander : pour vous garder connecté, mémoriser l’espace de travail choisi, le mot de passe de la page d’accueil et – si vous êtes arrivé via le lien d’un ambassadeur – quel ambassadeur nous a recommandés (90 jours). Nous mesurons la fréquentation de deux manières : Vercel Web Analytics, qui n’utilise pas de cookies et ne conserve rien sur vous, et Google Analytics, qui dépose un cookie statistique et ne fonctionne que si vous l’avez accepté dans le bandeau – vous pouvez modifier votre choix via « Paramètres des cookies » en bas de page. Nous n’utilisons aucun cookie publicitaire.

Nous faisons appel aux prestataires suivants, qui traitent des données pour notre compte dans le cadre d’accords de sous-traitance :

• Supabase – base de données (UE, Irlande)
• Render – serveur (UE, Francfort)
• Vercel – site web et application
• Resend – envoi d’e-mails (UE, Irlande)
• Stripe – paiement
• Anthropic – modèle d’IA qui formule les réponses
• Vapi et Twilio – téléphonie
• Deepgram et ElevenLabs – reconnaissance et synthèse vocales

Certains d’entre eux peuvent traiter des données aux États-Unis. Le transfert s’effectue sur la base du EU-U.S. Data Privacy Framework ou des clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, de portabilité et d’opposition – ainsi que du droit de retirer votre consentement. Écrivez à info@dialogbot.dk. S’il s’agit d’une conversation avec l’un de nos clients, nous aidons cette entreprise à vous répondre. Vous pouvez porter plainte auprès de l’autorité danoise de protection des données, Datatilsynet (datatilsynet.dk).