Come trattiamo i dati personali

Dialogbot (N. CVR 25632710), Abildgade 18, 8200 Aarhus, Danmark. Scriva a info@dialogbot.dk per qualsiasi questione riguardante i suoi dati.

Trattiamo nome, e-mail e password (conservata in forma crittografata) degli utenti, i dati dell'azienda (nome, CVR, indirizzo, telefono, orari di apertura, servizi e prezzi) e le conoscenze che inserite per l'assistente. Per motivi di sicurezza registriamo le azioni importanti, ad esempio approvazioni e modifiche dei ruoli.

La finalità è fornire e fatturare il servizio. La base giuridica è il contratto con voi (art. 6, par. 1, lett. b, del regolamento generale sulla protezione dei dati) e il nostro legittimo interesse alla sicurezza e al funzionamento del servizio (lett. f).

Le carte di pagamento sono gestite da Stripe. Vediamo solo il tipo di carta, le ultime quattro cifre e la data di scadenza. Le fatture sono conservate per 5 anni ai sensi della legge danese sulla contabilità (bogføringsloven).

Quando l'assistente parla con i vostri clienti al telefono o sul sito web, trattiamo numero di telefono, nome, contenuto del messaggio, trascrizione della conversazione, prenotazioni e le richieste che ne derivano. Lo facciamo in qualità di responsabile del trattamento per conto dell'azienda contattata dal cliente, che è titolare del trattamento. Vedi le condizioni.

Le chiamate possono essere trascritte in testo. All'inizio della conversazione l'assistente comunica di essere un'AI.

Se è un ambassador, trattiamo nome, e-mail, telefono, data di nascita, il suo saluto, i clienti che ha segnalato (solo ragione sociale e stato), il suo bonus e i suoi pagamenti.

Senza CVR trattiamo anche il suo numero CPR e il suo numero di conto bancario. Il numero CPR viene usato solo per dichiarare il suo bonus come reddito B all'Agenzia delle entrate danese (Skattestyrelsen), come siamo tenuti a fare; il numero di conto solo per i pagamenti. Entrambi sono conservati in forma crittografata e possono essere visualizzati solo dagli amministratori di Dialogbot, e ogni visualizzazione viene registrata. Se ha meno di 18 anni, trattiamo anche nome, e-mail e approvazione del suo genitore.

La base giuridica è il contratto con lei (art. 6, par. 1, lett. b) e il nostro obbligo legale di dichiarazione (lett. c e § 11 della legge danese sulla protezione dei dati in materia di CPR). I dati sono conservati finché è ambassador e successivamente per 5 anni per esigenze contabili e fiscali.

Lista d'attesa: e-mail, settore e interessi selezionati e data e ora del consenso, solo per avvisarla quando apriamo. Conservati al massimo per 24 mesi.

"Richiamatemi ora": numero di telefono, nome, azienda, data e ora e testo del suo consenso, oltre alla trascrizione della conversazione, per poterla chiamare e dare seguito. Se durante la chiamata risponde di no, il numero viene inserito nella nostra lista di blocco. La base giuridica è il suo consenso, che può sempre revocare.

I cookie necessari li impostiamo senza chiedere: per mantenere l'accesso, ricordare lo spazio di lavoro selezionato, la password della home page e, se è arrivato tramite il link di un ambassador, quale ambassador ci ha consigliato (90 giorni). Misuriamo le visite in due modi: con Vercel Web Analytics, che non usa cookie né conserva dati su di lei, e con Google Analytics, che imposta un cookie statistico ed è attivo solo se ha detto sì nel banner; può modificare la sua scelta in "Impostazioni dei cookie" in fondo alla pagina. Non usiamo cookie pubblicitari.

Se usi Dialogbot Privat, trattiamo ciò che ci fornisci tu: le tue liste, i promemoria e le conversazioni con l'assistente, il numero di cellulare che confermi e – quando approvi una chiamata o una prenotazione – il nome e il numero dell'azienda e ciò che hai autorizzato l'assistente a dire. Lo scopo è fare ciò che chiedi. La base giuridica è il contratto con te (art. 6, par. 1, lett. b, GDPR). Qui Dialogbot è titolare del trattamento.

Calendario. Se attivi l'app Calendario, salviamo gli appuntamenti che hai approvato (orario, luogo e cosa è stato concordato). Se colleghi Google Calendar o Outlook, salviamo chiavi di accesso crittografate e le usiamo solo per creare, spostare ed eliminare gli appuntamenti che Dialogbot stesso ha inserito nel tuo calendario. Non leggiamo i tuoi altri appuntamenti. Puoi scollegare in qualsiasi momento nell'app; in tal caso revochiamo l'accesso ed eliminiamo le chiavi. Se crei un link privato del calendario, chiunque abbia il link può vedere i tuoi appuntamenti di Dialogbot; puoi fermare il link nell'app.

Dati utente di Google. L'uso da parte di Dialogbot delle informazioni ricevute dalle API di Google, e il loro trasferimento ad altre app, rispetta la Google API Services User Data Policy, inclusi i requisiti di utilizzo limitato (Limited Use). Non vendiamo dati di Google, non li usiamo per la pubblicità né per addestrare modelli di IA. Le persone di Dialogbot li leggono solo se ce lo chiedi, per motivi di sicurezza o perché la legge lo richiede.

Ci avvaliamo dei seguenti fornitori, che trattano dati per nostro conto in base ad accordi sul trattamento dei dati:

• Supabase – database (UE, Irlanda)
• Render – server (UE, Francoforte)
• Vercel – sito web e app
• Resend – invio di e-mail (UE, Irlanda)
• Stripe – pagamenti
• Anthropic – modello AI che formula le risposte
• Vapi e Twilio – telefonia
• Deepgram ed ElevenLabs – sintesi e riconoscimento vocale

Alcuni di essi possono trattare dati negli Stati Uniti. Il trasferimento avviene sulla base dell'EU-U.S. Data Privacy Framework o delle clausole contrattuali tipo della Commissione europea.

Se colleghi tu stesso Google Calendar o Outlook in Dialogbot Privat, inviamo i tuoi appuntamenti approvati a Google o Microsoft. In tal caso non sono nostri sub-responsabili, ma destinatari su tua richiesta, e si applicano le loro condizioni sulla privacy.

Ha diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità dei dati e opposizione, nonché di revocare un consenso. Scriva a info@dialogbot.dk. Se si tratta di una conversazione con uno dei nostri clienti, aiutiamo quell'azienda a risponderle. Può presentare reclamo al Datatilsynet, l'autorità danese per la protezione dei dati (datatilsynet.dk).